NextGenMedia | Kempische Steenweg 303, 3500 Hasselt | info@nextgenmedia.be | +32 (0) 469 66 99 19 | BTW: BE 1016.637.895

1. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, facturen en diensten van NextGenMedia ("Dienstverlener"). Door gebruik te maken van onze diensten aanvaardt de Opdrachtgever deze voorwaarden volledig en onherroepelijk. Onze voorwaarden hebben steeds voorrang op die van de Opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk en door beide partijen goedgekeurd.

2. Definities

• Dienstverlener: NextGenMedia, inclusief medewerkers, freelancers en onderaannemers

• Opdrachtgever: elke natuurlijke of rechtspersoon die beroep doet op de Dienstverlener

• Diensten: alle prestaties, inclusief marketing, social media, branding, webontwikkeling, contentcreatie en consultancy

• Meerwerk: prestaties buiten de oorspronkelijke overeenkomst

• Goedgekeurd werk: werk dat expliciet of impliciet aanvaard, gebruikt of gepubliceerd werd

Interpretatie van deze voorwaarden gebeurt steeds in het voordeel van de Dienstverlener bij twijfel. Uitsluitend de Nederlandstalige versie is juridisch bindend.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand bij aanvaarding van een offerte, schriftelijke bevestiging van een opdracht, of bij aanvang van de uitvoering. Offertes zijn vrijblijvend en indicatief. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor opdrachten te weigeren of samenwerkingen stop te zetten zonder opgave van reden.

4. Communicatie

Officiële communicatie gebeurt via e-mail, WhatsApp, projectmanagementtools of telefoon. De Opdrachtgever duidt één beslissingsbevoegde contactpersoon aan. Digitale communicatie (e-mail, WhatsApp, Slack, DM, etc.) geldt als volledig rechtsgeldig bewijs. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor interne miscommunicatie bij de Opdrachtgever.

5. Uitvoering van diensten

De Dienstverlener biedt diensten aan waaronder social media management, contentcreatie, branding, webdesign, fotografie, videoproductie, marketingstrategie en consultancy. De exacte inhoud wordt bepaald in de offerte of overeenkomst. De Dienstverlener organiseert de uitvoering naar eigen inzicht, inclusief keuze van tools, planning en inzet van freelancers of onderaannemers, zonder voorafgaande toestemming van de Opdrachtgever.

Creatieve en strategische diensten zijn per definitie subjectief. Verschillen in smaak of voorkeur vormen geen grond voor betwisting of niet-betaling.

6. Planning en deadlines

Alle deadlines zijn indicatief en gelden als inspanningsverbintenissen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Uitvoeringstermijnen starten pas na ontvangst van alle nodige input, formele bevestiging en eventueel voorschot. Vertragingen door de Opdrachtgever leiden automatisch tot verlenging van de planning. Overschrijding van een deadline geeft nooit recht op annulering, prijsvermindering of schadevergoeding.

7. Medewerking van de Opdrachtgever

De Opdrachtgever levert tijdig alle nodige input aan (teksten, beeldmateriaal, logins, bedrijfsinformatie, goedkeuringen). De Opdrachtgever garandeert dat aangeleverde materialen correct zijn en geen inbreuk maken op rechten van derden. Bij gebrek aan reactie gedurende meer dan tien (10) werkdagen heeft de Dienstverlener het recht het project op te schorten, af te ronden op basis van beschikbare informatie, de overeenkomst te beëindigen en/of de volledige vergoeding te factureren.

8. Correctierondes en meerwerk

Elke opdracht omvat standaard één (1) correctieronde per deliverable, beperkt tot kleine tekstuele of visuele aanpassingen. Volgende elementen zijn steeds meerwerk: wijzigingen in briefing of strategie, nieuwe concepten, herwerkingen van goedgekeurd werk, bijkomende creatieve voorstellen en wijzigingen na goedkeuring. Meerwerk wordt gefactureerd aan het geldende uurtarief of via een afzonderlijke offerte.

9. Goedkeuring en publicatie

Werk wordt als definitief goedgekeurd beschouwd wanneer de Opdrachtgever expliciet goedkeuring geeft, geen feedback geeft binnen de afgesproken termijn, of het werk gebruikt, publiceert of verspreidt. Publicatie geldt als onherroepelijke goedkeuring. Na goedkeuring draagt de Opdrachtgever de volledige verantwoordelijkheid voor de inhoud, correctheid, wettelijkheid en impact van het gepubliceerde materiaal.

De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor negatieve reacties van derden, reputatieschade, commerciële gevolgen, uitblijven van resultaten of KPI's, wijzigingen in algoritmes van externe platformen, of indirecte schade van welke aard dan ook.

10. Intellectuele eigendom

Alle gecreëerde werken (teksten, visuals, video's, concepten, strategieën, formats) blijven exclusief eigendom van de Dienstverlener. Na volledige betaling verkrijgt de Opdrachtgever een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor eigen commerciële doeleinden. Ruwe bestanden, bronbestanden en werkdocumenten worden niet overgedragen tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

Het is de Opdrachtgever verboden content door te verkopen, formats te reproduceren, werken buiten de oorspronkelijke context te gebruiken of afgeleide werken te creëren. Bij inbreuk is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd.

11. Aangeleverde content en vrijwaring

De Opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor alle aangeleverde materialen en garandeert dat hij over alle nodige rechten beschikt. De Opdrachtgever vrijwaart de Dienstverlener volledig tegen aanspraken van derden wegens auteursrechtelijke inbreuken, portretrechten of foutieve informatie, inclusief alle juridische kosten en schadevergoedingen.

12. Portfolio en referenties

De Dienstverlener heeft het recht om de naam, het logo en projecten van de Opdrachtgever te gebruiken in portfolio, website, social media en commerciële communicatie, zowel tijdens als na de samenwerking. Indien de Opdrachtgever dit wenst te beperken, dient dit uitdrukkelijk en schriftelijk voorafgaand overeengekomen te worden.

13. GDPR en persoonsgegevens

Beide partijen verbinden zich tot naleving van de GDPR-wetgeving. De Opdrachtgever blijft verwerkingsverantwoordelijke. De Dienstverlener treedt op als verwerker en verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever vrijwaart de Dienstverlener tegen alle claims met betrekking tot schending van privacywetgeving.

14. Vergoeding en facturatie

Alle prijzen zijn in euro (€) exclusief btw. Facturen zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum. Betwistingen dienen schriftelijk te gebeuren binnen acht (8) kalenderdagen; nadien wordt de factuur geacht onherroepelijk aanvaard te zijn. De Dienstverlener kan voorschotten vragen en prestaties afhankelijk maken van betaling.

Bij annulering meer dan veertien (14) dagen voor uitvoering: voorschot terugbetaald minus gemaakte kosten. Bij annulering binnen veertien (14) dagen: volledig voorschot verschuldigd. Bij annulering op de dag zelf of na aanvang: volledige prijs verschuldigd.

15. Wanbetaling

Bij niet-tijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd conform Belgische wetgeving, plus een forfaitaire schadevergoeding van minimaal 10% van het factuurbedrag met een minimum van €150. Alle invorderingskosten zijn ten laste van de Opdrachtgever. Bij wanbetaling worden alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar en kan de Dienstverlener alle werkzaamheden opschorten, content offline halen en de overeenkomst beëindigen.

16. Opschorting en beëindiging

De Dienstverlener kan de overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij wanbetaling, ernstige contractbreuk, reputatieschade of onethisch gedrag van de Opdrachtgever. Alle reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd. Beëindiging geeft de Opdrachtgever geen recht op terugbetaling, schadevergoeding of overdracht van niet-betaalde werken.

17. Overmacht

Onder overmacht valt elke gebeurtenis buiten de redelijke controle van de Dienstverlener (ziekte, technische storingen, cyberaanvallen, pandemieën, overheidsmaatregelen, uitval van platformen, etc.). De uitvoering wordt tijdelijk opgeschort zonder recht op schadevergoeding. Bij overmacht langer dan dertig (30) dagen kan de Dienstverlener de overeenkomst beëindigen zonder vergoedingsplicht.

18. Niet-afwerving

Tijdens de samenwerking en gedurende twaalf (12) maanden na beëindiging is het de Opdrachtgever verboden medewerkers, freelancers of partners van de Dienstverlener rechtstreeks of onrechtstreeks te benaderen of in dienst te nemen. Bij inbreuk is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd.

19. Exclusiviteit en concurrentie

De Dienstverlener is niet gebonden door enige vorm van exclusiviteit, tenzij uitdrukkelijk, schriftelijk en tegen bijkomende vergoeding overeengekomen. De Dienstverlener heeft het recht gelijktijdig diensten te leveren aan concurrenten van de Opdrachtgever en gelijkaardige strategieën toe te passen bij andere klanten.

20. Werkuren en spoedopdrachten

De Dienstverlener werkt op maandag tot en met vrijdag tijdens normale Belgische kantooruren (CET/CEST). Buiten deze uren is de Dienstverlener niet verplicht beschikbaar te zijn. Verzoeken buiten de normale planning worden beschouwd als spoedopdrachten en kunnen een meerprijs met zich meebrengen. De Dienstverlener is niet verplicht spoedopdrachten te aanvaarden.

21. Prijsherziening

De Dienstverlener kan prijzen jaarlijks herzien op basis van indexatie, stijgende kosten of marktontwikkelingen. De Opdrachtgever wordt minimaal dertig (30) kalenderdagen vooraf op de hoogte gebracht. Bij voortzetting van de samenwerking na de ingangsdatum worden de nieuwe prijzen geacht aanvaard te zijn.

22. Gebruik van technologie en AI

De Dienstverlener maakt gebruik van externe tools, platformen en AI bij de uitvoering van diensten. De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor storingen, algoritmewijzigingen, accountbeperkingen, datalekken of fouten in AI-gegenereerde content. De Opdrachtgever blijft eigenaar van zijn accounts en is verantwoordelijk voor beveiliging, back-ups en toegangsbeheer.

23. Specifieke diensten

Websites: SEO-posities kunnen niet gegarandeerd worden. Onderhoud, updates en beveiliging zijn niet inbegrepen tenzij expliciet overeengekomen. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor inhoud en wettelijke conformiteit.

Grafisch ontwerp & branding: Smaak en voorkeur zijn geen grond voor betwisting. Bronbestanden worden niet overgedragen tenzij schriftelijk overeengekomen. Na volledige betaling verkrijgt de Opdrachtgever een gebruiksrecht beperkt tot het overeengekomen doel.

Fotografie & videografie: Ruwe bestanden en onbewerkte video's blijven eigendom van de Dienstverlener. De selectie van beelden gebeurt door de Dienstverlener. Extra bewerkingen zijn meerwerk. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor locatietoegang, vergunningen en tijdig aanwezig zijn.

Strategisch advies & consultancy: Dit betreft een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis. Er worden geen garanties gegeven omtrent resultaten, groei, omzet of ROI. Alle adviezen en strategieën blijven eigendom van de Dienstverlener.

24. Compliance

De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving (reclamewetgeving, GDPR, consumentenbescherming, sectorale regels). De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor de juridische conformiteit van gepubliceerde content. De Opdrachtgever vrijwaart de Dienstverlener volledig tegen alle gevolgen van niet-naleving.

25. Geschillen

Partijen streven naar minnelijke oplossing van geschillen. Indien geen oplossing wordt bereikt binnen vijftien (15) kalenderdagen na schriftelijke kennisgeving, kan het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank. Een lopend geschil ontslaat de Opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen.

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Hasselt.

De meest recente versie van deze algemene voorwaarden is steeds van toepassing. Door gebruik te maken van onze diensten verklaart de Opdrachtgever deze voorwaarden gelezen, begrepen en volledig aanvaard te hebben.